Смена 3PL-оператора: как передать и принять остатки без потерь
При переходе к новому оператору товар считают на старом складе, перевозят и принимают заново. Шаги плана, акт приёма-передачи и опасные точки.
Владелец груза решил сменить 3PL-оператора: тариф высокий, SLA не выполняется или склад неудобен. Решение принять легко, а исполнить рискованно. Товар пересчитывают на старом складе, грузят в машины и заново принимают на новом. По дороге весь груз проходит через «промежуточное» состояние, когда он ничей. Если не расписать процесс заранее, остатки не сойдутся, старый и новый операторы начнут обвинять друг друга, а владелец груза потеряет деньги. Для смены оператора нужны план, двусторонний пересчёт и подписанный акт приёма-передачи.
План и сроки
Перед началом проверьте, что записано в договоре: срок уведомления, порядок выхода, условия возврата товара, окончательные расчёты. Это работа юриста, поэтому вопросы задавайте ему. Затем составьте план:
- Уведомление и согласование: письмо старому оператору, дата передачи и ответственные.
- Получение данных: остатки, партии, сроки годности, список открытых заказов.
- Подготовка нового склада: места, коды, артикулы в системе.
- Итоговый пересчёт на старом складе.
- Перевозка: рейсы, машины, этикетки.
- Приёмка и пересчёт на новом складе.
- Итоговый акт и окончательные расчёты.
У каждого шага должны быть дата и ответственный, и со стороны владельца груза, и со стороны обоих операторов. На весь проект назначается один руководитель, иначе каждый шаг будет ждать «пока другая сторона сделает». План не должен приходиться на торговый сезон владельца груза.
Итоговый пересчёт на старом складе
Перед перевозкой на старом складе проводят полный пересчёт, за ним наблюдает представитель владельца груза. Дата пересчёта — «день среза»: с этого момента остаток замораживается. После дня среза старый оператор не выполняет никаких движений (приход, расход, перемещение) без ведома владельца груза. По итогу подписывается акт: позиция, партия, количество, состояние.
Есть проблема открытых заказов: во время переезда отгрузка клиентам не должна останавливаться. Обычно часть быстрого товара оставляют на старом складе и перевозят после завершения отгрузок либо временно переносят отгрузку на новый склад. Какой бы путь ни выбрали, каждая единица товара в любой момент должна числиться только на одном складе.
Перевозка и приёмка на новом складе
На каждую паллету клеится этикетка (этикетка старого оператора остаётся, новая добавляется), а на каждую машину составляется опись груза. Машина закрывается пломбой, номер пломбы вносится в запись. При погрузке на старом складе присутствуют представители обеих сторон, а на новом приёмка идёт по описи, как при приёмке по ASN.
Время в пути тоже учитывается: груз выехал, но ещё не принят. Остаток в этот период показывается отдельным статусом «в пути», чтобы он не числился дважды в рабочем остатке ни старого, ни нового склада.
Перевезённый груз пересчитывается полностью, выборочной проверки недостаточно. Результат сверяется с актом старого оператора на день среза по паллетам и коробкам. Если есть расхождение, выясняют, где оно возникло: на старом складе (после пересчёта), в пути или на новом. Для этого нужны записи рейсов и номера пломб.
Условный пример
В день среза на старом складе насчитали 1 200 паллет. Перевозка шла три недели, было 40 рейсов. На новом складе приняли 1 197 паллет, трёх не хватает. По спискам рейсов выяснилось: две паллеты находятся в последней машине, которая ещё в пути, а третья осталась на старом складе и не была погружена. Последняя машина приехала, оставшуюся паллету привезли дополнительным рейсом, в акт внесли пометку, и итог сошёлся на 1 200.
Без плана и списков осталась бы цифра «пропало 3 паллеты», и два оператора показывали бы друг на друга.
Опасные места
- Движения после дня среза.
- Открытые заказы и возвраты, которые по привычке приезжают на старый склад.
- Есть ли у старого оператора по договору право удерживать товар за плату за хранение или другой долг (уточните у юриста).
- Разница в этикетках и кодах: новый оператор работает с другими кодами.
Вывод
При смене оператора риск не в самом товаре, а в промежуточном состоянии без документов. День среза, двусторонний пересчёт, остаток «в пути» и подписанный акт этот риск уменьшают. SkladLog при смене оператора пересчитывает склад целиком и передаёт итог в виде таблицы расхождений, черновика акта и краткого вывода для руководства, поэтому передача между двумя операторами получает для владельца груза независимую основу.