Ежемесячный отчёт 3PL-оператора владельцу груза: что включить
Остатки, движение, расхождения, SLA и допуслуги: что входит в ежемесячный отчёт и в каком виде его подать, чтобы владелец груза быстро всё проверил.
В конце месяца владелец груза получает от оператора отчёт. Чаще всего это одна таблица: общий остаток и рядом счёт. Как сложился остаток, что за месяц пришло и что ушло, что произошло с расхождениями — внутри не видно. Владелец либо верит на слово, либо звонит с вопросами. Хороший ежемесячный отчёт устроен так, чтобы владелец груза мог проверить его сам за полчаса. Ниже — что должно в него входить и в каком виде его подавать.
Основа: движение остатков
Сердце отчёта — движение остатков, то есть одно простое уравнение по каждому артикулу: остаток на начало месяца + приход − расход ± корректировки = остаток на конец месяца. Корректировки не сваливают в колонку «прочее», а раскладывают отдельно: возвращённый годный товар, списанный повреждённый, недостача или излишек по итогам пересчёта. Рядом с каждой корректировкой указывают пояснение и номер акта.
Второе условие — момент среза. В отчёте пишут, на какую дату и час показан «остаток на конец месяца», и этот срез должен совпадать со срезом в системе владельца груза. Если оператор берёт остаток вечером 31-го, а владелец утром 1-го, разница готова: движение за одни сутки.
Остальные разделы
Кроме движения остатков, в отчёте нужны:
- список приходов: дата, номер машины или ASN, позиция, количество, есть ли акт приёмки;
- список расходов: номер заказа, дата отгрузки, количество;
- расхождения: вид, количество, статус (открыто или закрыто) и номер акта;
- показатели SLA: цель по договору, фактический результат и формула расчёта;
- дополнительные услуги: маркировка, переупаковка, обработка возвратов, количество и стоимость каждой;
- основа счёта за хранение: число паллет или мест по дням;
- открытые вопросы и план на следующий месяц.
В каком виде подавать
Удобнее всего так: резюме на одном листе и приложение в Excel. В резюме 6–8 цифр: остаток (в сумах и в штуках), приход, расход, число расхождений и сколько из них открыто, главные результаты SLA, сумма дополнительных услуг. Подробности лежат в строках приложения. Если в приложении есть фильтры и итоговые строки, владелец груза сам раскроет любую позицию и найдёт ответ, не обращаясь к оператору.
Коды артикулов и единицы измерения должны совпадать с системой владельца груза один в один. Если владелец ведёт учёт в 1С в штуках, а оператор в коробках, каждый месяц будет возникать одно и то же искусственное расхождение. Отчёт передают в день, прописанный в договоре (например, на пятый рабочий день следующего месяца), и до выставления счёта, иначе у владельца не остаётся времени на проверку.
Условный пример
По артикулу A: на начало месяца 1 000 коробок, приход 600, расход 540. В течение месяца 20 коробок вернулись в годном состоянии, а 5 коробок списали по акту из-за повреждения.
В отчёте оператора: 1 000 + 600 − 540 + 20 − 5 = 1 075 коробок.
Владелец груза в своей таблице возвраты и списание ещё не учёл: 1 000 + 600 − 540 = 1 060. Разница 15 коробок. Поскольку корректировки лежат в отдельных колонках, она объясняется за минуту: 15 = 20 − 5. Если колонки не разделены, владелец позвонит с вопросом «откуда лишние 15 коробок», и разбирательство займёт день.
Кто готовит и кто проверяет
Отчёт готовит учётчик склада или ответственный менеджер, а перед отправкой его проверяет другой человек: как минимум, что уравнение остатка сходится по каждому артикулу и что число открытых расхождений совпадает с журналом. Раз в месяц полезно провести с владельцем груза короткий звонок на 20 минут: разобрать открытые расхождения и договориться, что закрыто, а что ожидается. Тогда старые вопросы не копятся и к концу года не превращаются в большой спор.
Типичные ошибки
- Дают только итоговый остаток без движения.
- Коды или единицы измерения отличаются от кодов владельца груза.
- Не указывают дату и час среза.
- Все корректировки собирают в одну колонку «прочее».
- Отчёт приходит вместе со счётом, в день оплаты.
- Каждый месяц форма отчёта меняется, и динамику не проследить.
SkladLog в услуге сверки остатков владельца груза проверяет остаток из отчёта оператора фактическим пересчётом по позициям (с использованием WMS, 1С или Excel) и передаёт результат отдельным файлом.