Пиковые недели e-commerce: как подготовить фулфилмент-склад

Перед акциями маркетплейсов, Новым годом и 8 марта заказы интернет-магазинов вырастают в несколько раз. А на фулфилмент-складе людей, стеллажей и рамп по-прежнему столько же. Именно в эти недели возникает больше всего ошибок: отправляют не тот товар, заказы задерживаются, остаток в системе показывает одну цифру, на стеллаже лежит другая. Пиковые недели требуют заблаговременной подготовки, иначе работа склада идёт с ошибками. Ниже — как провести подготовку по шагам.

Сначала прогноз: план от владельца груза

Пик не должен быть для склада неожиданностью. У каждого владельца груза письменно запрашиваются даты акций, перечень товаров и ожидаемый объём заказов: сколько заказов в обычный день, сколько в пиковые, на какие артикулы вырастет спрос. Прогноз получится неточным, и ничего страшного, но между словами «примерно втрое» и «2 400 заказов в день, из них 40% на два артикула» большая разница. Со вторым можно планировать. Если спрос сосредоточен на двух-трёх артикулах, их место должно быть ближе к рампе, а остаток отслеживаться отдельно и часто: эти один-два артикула определяют значительную часть пикового дня.

Расчёт мощности

Условный пример. В обычный день 800 заказов, в смене 8 сборщиков, каждый собирает по 12 заказов в час. Смена 8 часов: 8 × 12 × 8 = 768 заказов, то есть мощность примерно равна обычному объёму. В пиковый день ожидается 2 400 заказов, втрое больше. Варианты:

• добавляется вторая смена: 2 × 768 = 1 536, этого пока мало;
• одна смена из 25 сборщиков (17 временных): 25 × 12 × 8 = 2 400;
• две смены по 13 сборщиков (5 временных): 2 × 13 × 12 × 8 = 2 496, что покрывает ожидаемые 2 400.

Расчёт повторяют для рампы, столов упаковки и машин перевозчиков: самое узкое звено определяет мощность склада, и чаще это не сборщики, а упаковка или рампа.

Подготовка до пика

За одну-две недели до акции выполняются такие шаги:

1. По артикулам, на которые ожидается наибольший спрос, пересчитывается остаток и сверяется с системой. В пик ошибка в системе стоит дорого.
2. Пополняются места сборки, недостающий товар переносят из резерва поближе.
3. Упаковочные материалы (картон, лента, плёнка, этикетки) заготавливаются не меньше чем на пиковый объём.
4. Обновляется график рампы, согласуются дополнительные окна для машин.
5. Пересматриваются часы отсечки и то, как они доведены до клиентов.

Временные сотрудники

В пик часто привлекают временных сотрудников, у них выше вероятность ошибки. Помогают два простых правила. Первое: новичок работает в паре с опытным сотрудником и получает однотипную задачу (например, только упаковку). Второе: в первые дни собранные ими заказы перед отправкой проверяются полностью, а когда доля ошибок снижается, переходят на выборочную проверку.

Ежедневный контроль в пик

В конце каждого дня заполняется один лист: поступило заказов, собрано, отгружено, перенесено на завтра. Цифры должны сходиться. Список незакрытых заказов утром смотрят первым. Число просроченных заказов ведётся в отдельной колонке: если оно начинает расти, именно эта цифра первой показывает, что нужны дополнительные силы. Кроме того, раз в час на рампе случайным образом выбирают несколько собранных заказов и проверяют: если ошибок стало больше, это видно, не дожидаясь вечера.

После пика

После акции приходит волна возвратов. Принимать их нужно отдельно и сортировать по состоянию, иначе годный к продаже товар затеряется среди возвратов. Порядок сортировки возвратов нужно подготовить заранее: годный к продаже, требующий новой упаковки, непригодный. Затем позиции с наибольшим движением пересчитываются и сверяются с остатком в системе: именно здесь видны мелкие ошибки пикового периода.

SkladLog при контроле отгрузки проверяет собранный заказ перед погрузкой, а циклическим пересчётом, не останавливая склад, чаще проверяет быстро оборачивающиеся позиции, поэтому и в пик точность остатков и отгрузок подтверждается документами.