Недельный отчёт по контролю на одном листе для руководителя

В понедельник утром на столе у руководителя десятки таблиц: журнал рейсов, листы пересчёта, акты, претензии. Времени читать всё нет, поэтому он либо не читает ничего, либо при каждой новости звонит по телефону. Задача недельного отчёта — избавить руководителя от чтения всего: как прошла неделя, где проблема и какое решение нужно от него. На эти три вопроса хватит одного листа A4. Ниже — что входит в недельный отчёт по контролю на одном листе и как его собирать.

Что хочет знать руководитель

Руководитель ищет не подробности, а три вещи:

• Результат контроля хороший или плохой, как он изменился по сравнению с прошлой неделей?
• Где копятся потери: какой поставщик, какая смена, какая зона?
• Что требуется от меня: решение, подпись, разговор с владельцем груза или поставщиком?

Если строка отчёта не отвечает ни на один из этих вопросов, уберите её или перенесите в приложение.

Структура листа

Лист состоит из четырёх блоков.

1. Цифры недели: число принятых и отгруженных рейсов, проверенные рейсы, доля рейсов с расхождением, пересчитанные позиции и из них позиции, у которых остаток совпал. Рядом с каждой цифрой значение за прошлую неделю.
2. Расхождения: три самых частых вида (количество, качество, документ, время), по каждому число случаев и примерная сумма.
3. Открытые вопросы: отправленные претензии и срок ответа, груз в карантине, дозаказы, незавершённый пересчёт.
4. Нужно решение: по каждому вопросу одна фраза, ответственный и срок.

Всё на одной странице, а приложения лежат отдельными файлами (журнал рейсов, лист пересчёта), и руководитель открывает их при необходимости.

Доля совпадения считается просто: число позиций, у которых остаток в системе равен тому, что на полке, делите на число пересчитанных позиций. У каждой цифры должно быть краткое пояснение. «Рейсов с расхождением 9 (было 6)» показывает изменение, но не причину; если рядом написать «5 из них у одного поставщика, ошибка документа», руководитель не станет задавать лишних вопросов.

Условный пример

Короткий вид отчёта, цифры условные:

• Рейсы: 84 (на прошлой неделе 79). С расхождением: 9 (на прошлой неделе 6).
• Пересчитано позиций: 310, совпало 296. Доля совпадения: 296 / 310, примерно 95,5%.
• Расхождения: документ — 4 (3 у одного поставщика), количество — 3, качество — 2.
• Открыто: 2 претензии, срок ответа — среда; 1 паллета в карантине.
• Нужно решение: обсудить с одним поставщиком ошибки в документах, ответственный — отдел продаж, срок — пятница.

Руководитель читает такой лист за две минуты и знает, что делать. Из листа видно: рейсов стало больше, расхождений тоже, но большая часть их идёт из одного источника. Значит, нужно не наказывать весь склад, а вызвать на разговор одного поставщика, то есть направить ему письмо с актами.

Что не включать

• Строки по каждому рейсу: им место в приложении к листу.
• Историю старых недель: прошлые недели хранятся в архивном файле, а на листе только текущая и одна предыдущая неделя.
• Числа без масштаба: «расхождений 12» не показывает изменения, если нет прошлой недели или общего числа.
• Обвинения: не «кладовщик снова ошибся», а «две ошибки при погрузке, обе в одной смене».
• Раскраска всего подряд: красный цвет только там, где нужно решение.

Как вести

Готовьте отчёт каждый понедельник в одно и то же время и по одному шаблону: тогда цифры сравниваются от недели к неделе. Первые четыре недели не меняйте формат, затем уберите строки, которыми руководитель на деле не пользуется. Цифр не должно быть больше 8–10, иначе лист снова превратится в набор таблиц. Чтобы не тратить время на ручное копирование, берите числа из журнала рейсов и листа пересчёта формулами. На 3PL-складе для владельца груза делают отдельный лист только с его товаром: цифры других владельцев ему не показывают.

Вывод

Лист на одной странице отвечает руководителю на три вопроса: как прошла неделя, где потери и что делать. SkladLog даёт краткое резюме на одном листе: точки с наибольшим числом расхождений, возможные причины и что стоит изменить, а в приложении лежат журнал рейсов и лист кругового пересчёта.