Анализ расхождений по Парето: где теряется больше всего

В конце месяца в журнале расхождений 120 строк. На исправление всего не хватит сил, а с чего начинать, никто не знает. Чаще всего силы уходят на то, о чём громче всего жалуются или что произошло недавно, а остальная часть журнала остаётся неразобранной. Анализ по Парето превращает этот выбор в цифры: обычно небольшая доля причин даёт большую часть потерь. «80/20» — это лишь общее правило: на каждом складе пропорция своя, и найти её можно только по журналу. Ниже — как подготовить журнал, посчитать и использовать результат.

Подготовка журнала

Анализ зависит от качества журнала. В каждой строке должны быть:

• дата и точка (приёмка, хранение, сборка, погрузка);
• категория причины: одна из 6–8 строго заданных;
• количество (коробки, штуки) и ориентировочная стоимость (в сумах);
• по желанию: поставщик, смена, владелец груза.

Категории причин согласуют заранее в виде списка, который умещается на двух страницах. Категория «прочее» не должна превышать 10%, иначе классификация недостаточна, и анализ теряет смысл.

Порядок действий

1. Возьмите данные минимум за месяц, лучше за три.
2. По категориям причин посчитайте число строк и общую стоимость.
3. Расположите категории по убыванию.
4. Посчитайте накопленную долю: первая категория, первые две и так далее.
5. Категории, накопленная доля которых достигает примерно 70–80%, — это «важное меньшинство»: именно на них направляют усилия.

Два подсчёта выполняйте отдельно: по числу случаев и по стоимости. Они часто дают разные результаты.

В Excel это делается за несколько минут: из таблицы журнала постройте сводную таблицу, в строки поставьте категорию причины, в значения число случаев и сумму, затем отсортируйте по убыванию суммы. Рядом добавьте колонку накопленной доли: сумма до этой строки / итог. Сложная программа или специальная система не нужны. Главное, чтобы анализ повторялся не один раз, а каждый месяц, и новый месяц сравнивался с прошлым.

Условный пример

За месяц 120 случаев и потери на 52 млн сумов. Категории причин:

• неверная этикетка: 42 случая, 6 млн сумов;
• недостача при приёмке: 31 случай, 18 млн сумов;
• ошибка подбора: 22 случая, 5 млн сумов;
• повреждение: 12 случаев, 21 млн сумов;
• ошибка в документе: 8 случаев, 1 млн сумов;
• прочее: 5 случаев, 1 млн сумов.

Накопленная доля по числу случаев: 35%, 61%, 79%, 89%, 96%, 100%. Первые три причины дают 79% случаев: этикетка, недостача при приёмке и подбор.

По стоимости порядок другой: повреждение 21 млн (40%), недостача при приёмке 18 млн (всего 75%), затем этикетка (86,5%). Две причины, то есть 43 случая или 36%, дают 75% потерь. Вывод: ошибки с этикетками встречаются чаще всего, но самые дорогие не они. В первую очередь стоит заниматься повреждениями и недостачей при приёмке.

Какую проблему исправлять первой

Выбор делают по стоимости, лёгкости исправления и охвату. Для каждой выбранной причины записывают четыре вещи: что делается, кто ответственный, в какой срок и по какому показателю измеряется результат. Правило: одна причина, одно действие, один ответственный, один месяц. В следующем месяце тот же анализ повторяется, и видно, снизилась ли доля.

Дополнительные разрезы

После первого анализа самую крупную причину разбейте дальше: по поставщику, смене, зоне, артикулу. Например, окажется, что из 31 случая недостачи при приёмке 22 связаны с одним поставщиком. Тогда решение не на складе, а в договорённости с поставщиком: его закроют слепая приёмка или выборочная проверка.

Типичные ошибки

• Категорий слишком много или они расплывчаты, каждый сотрудник записывает по-своему.
• Категория «прочее» велика.
• Анализ только по числу случаев, стоимость не учитывается.
• Сравнивают месяцы разного объёма: приводите их к 1 000 строк.
• Одно крупное событие (например, недостача 40 коробок в одной машине) искажает картину: рассмотрите его отдельно.
• Анализ сделан, а действий нет.

SkladLog ведёт журнал расхождений, передаёт его вместе с черновиком акта, а в кратком резюме по потоку указывает точки с наибольшим числом расхождений и возможные причины.