Виды расхождений на складе: количество, качество, документ, время

В конце месяца в отчёте логистического склада стоит одна строка: «расхождения: 47 случаев». Что с этой цифрой делать? Какие из них недостачи, какие излишки, какие просто ошибки в документах, а какие связаны с машиной, которая ушла без проверки? Всё сложено в одну корзину, и причину искать трудно, ответственного найти ещё труднее. Разделение расхождений на виды превращает эту цифру в рабочую информацию. Ниже — четыре основных вида на логистическом складе и порядок их записи.

Зачем классифицировать

Под словом «расхождение» скрываются совершенно разные причины. Водитель привёз на коробку меньше и в документе неверно записан артикул — это разные ситуации: в первой разговаривают с поставщиком, во второй с тем, кто составил документ. Журнал без видов показывает только «сколько», но не «почему». В итоге одна и та же ошибка повторяется из месяца в месяц.

Классификация помогает и в споре. Когда владелец груза предъявляет «недостачу», по журналу видно, сколько из этих 47 случаев действительно недостача по количеству, а сколько — лишь ошибка документа или разница по времени. Нередко значительная часть суммы, названной «потерей», оказывается ошибкой в документе, а товар лежит на месте.

Четыре основных вида

• Расхождение по количеству. Число в документе отличается от фактического: меньше или больше. При пересортице по одному артикулу получается недостача, по другому излишек; такую пару полезно записывать с отдельной пометкой «пара», потому что это может быть не потеря, а неверный выбор товара.
• Расхождение по качеству (состоянию). Количество совпало, но товар повреждён, упаковка порвана, груз промок или срок годности близок. Главное доказательство здесь — фото и комментарий.
• Расхождение по документу. Товар правильный, ошибка в документе: неверный номер, другой артикул, дата, отсутствующая подпись или номер пломбы. Это самый дешёвый вид: достаточно исправить документ, но след исправления должен остаться.
• Расхождение по времени. Машина приехала вне согласованного окна, заказ отгружен после отсечки, между приёмкой и размещением прошло больше времени, чем ожидалось. Этот вид напрямую влияет на показатели SLA.

Дополнительные пометки

Вид один, но в записи нужны ещё две пометки. Первая: на каком участке потока найдено расхождение — приёмка, хранение, сборка или погрузка. Вторая: кто может быть ответственным — поставщик, склад, перевозчик или сторона, составившая документ. Слово «может» важно: ответственность здесь не приговор, а рабочее предположение, которое проверяется следующим шагом.

Третья пометка, по желанию, — ориентировочная стоимость в сумах или в коробках. Так можно сравнить мелкую, но частую ошибку с одной дорогой, и внимание сначала уходит на самую крупную потерю.

Условный пример

В журнале рейсов по одной машине две записи:

1. Машина № 1 — артикул A, не хватает 12 коробок. Вид: количество. Участок: приёмка. Предполагаемый ответственный: поставщик. Документ: акт.
2. Машина № 1 — артикул B: в накладной код «B-204», на этикетке «B-240», а товар в коробках соответствует B-204. Вид: документ. Участок: приёмка. Предполагаемый ответственный: сторона, составившая накладную. Документ: накладная, исправленная с пометкой.

Когда за месяц в таком виде набирается пятьдесят записей, таблицу можно смотреть по видам и участкам: например, становится ясно, что большая часть расхождений по документам связана с одним поставщиком, а ошибки по количеству на погрузке копятся в одной смене. Такой вывод невозможно сделать из общей цифры «47 случаев».

Ошибки классификации

• Записывать всё как «недостача». Часть недостачи по одной позиции на деле оказывается излишком по другой.
• Смешивать несколько видов в одной записи. Если повреждённый и недостающий товар попали в одну строку, потом их не разделить. Каждый вид идёт отдельной строкой.
• Каждый сотрудник называет виды по-своему. Один пишет «промок», другой «повреждение», третий «качество», и таблицу нельзя подсчитать.
• Раздувание вида «прочее». Если четверть расхождений попадает в «прочее», классификации не хватает.

Вывод

Разделение расхождений на четыре вида с указанием участка и предполагаемого ответственного показывает повторяющуюся ошибку заранее. SkladLog классифицирует расхождения по такой же логике: ошибка в документе, пересортица, повреждение, переупаковка, после чего передаёт их в виде журнала рейсов и проекта акта.